#TIPPS_für_REDAKTIONEN 0.1 WER macht in der Redaktion eigentlich WAS?

Kurzum: Bei Absprachen und Vereinbarungen herrscht mitunter fröhliches Durcheinander. Und wenn jeder auch noch seinen eigenen Terminkalender führt, der nicht mit einem zentralen Redaktionskalender synchronisiert wird, ist das Tohuwabohu komplett.

Viele Redaktionen klagen über mangelnde Kommunikation

So sehr wir Albert Einstein schätzen, seinem Spruch „Ordnung braucht nur der Dumme, das Genie beherrscht das Chaos“ müssen wir doch widersprechen. Die Erfahrung lehrt täglich das Gegenteil. Und dabei sind es häufig RedakteurInnen, die sich am lautesten über zu wenig oder schlechte Kommunikation im Unternehmen beklagen. Zurecht, denn nur kontinuierliche Kommunikation schafft Verbindlichkeit und Zuverlässigkeit, also die Grundlage für eine  reibungslose und erfolgreiche Zusammenarbeit im Team. Zudem erfordern die in vielen Medienhäusern zu beobachtende Verkleinerung von Redaktionen bei zugleich wachsenden Aufgaben durch die Publikation von Inhalten in zusätzlichen digitalen Medienkanälen stabile Kommunikationsstrukturen.

Digitale Tools machen Post-its überflüssig

Deshalb ist es verwunderlich, dass gerade in Redaktionen und Medien das Thema Kommunikation – sowohl redaktionsintern als auch redaktionsübergreifend – so häufig in der Kritik  steht. Dabei haben wir heute digitale Werkzeuge an der Hand, die Zettelwirtschaft und Post-its überflüssig machen und Übersicht und Verbindlichkeit für alle MitarbeiterInnen schaffen. Ein großer Teil der Kommunikation in der Redaktion lässt sich damit quasi automatisieren.

Alle Informationen in einen Kanal!

Das grundsätzliche Ziel heißt: Alle entscheidenden Informationen auf eine Ebene bzw. in einen Kanal, der allen Teammitgliedern zugänglich ist und von allen in Echtzeit genutzt werden kann! Das betrifft die Contentplanung, die prozessuale Darstellung von Arbeitsabläufen, die Dokumentation von Beschlüssen und Vereinbarungen, Kalender mit Terminen, Verfügbarkeiten, Abwesenheits- und Vertretungsregelungen sowie Absprachen für das operative Tagesgeschäft. Redaktionen, die in einem digital gesteuerten Newsroom oder mit einem performanten Content-Management-System (CMS) arbeiten, das über seine (multimedialen) Publikationsfunktionen hinaus im Kern nach der Architektur eines Projektmanagementtools mit einer Aufgaben-, Phasen- und Ressourcenplanung aufgebaut ist, können darüber einen großen Teil ihrer Kommunikation darstellen und abwickeln. Redaktionen, die nicht so komfortabel ausgerüstet sind, müssen sich anders behelfen.

Desknet, trello, Asana und Konsorten…

Dazu bietet sich zum Beispiel Desk-Net an, ein Tool, das über die Themenplanung die gesamte Komplexität von Publishingprozessen in Teams abbilden kann und alle grundlegenden Informations- und Kommunikationsbedürfnisse in der Redaktion integriert. Wem diese Software zu umfangreich ist oder aufgrund von Unternehmensvorgaben in verschiedenen und nicht über Schnittstellen miteinander verbundenen Publishingsystemen arbeiten muss, sollte zumindest alles daran setzen, eine crossmediale Inhalteplanung und die zugehörigen Workflows auf einer transparenten Ebene zu visualisieren. Hierzu kann beispielsweise eine Projektmanagementsoftware wie trello oder Asana eingesetzt werden, die jeweils nach den individuellen Bedürfnissen redaktioneller Teams konfiguriert werden kann.

Definierte Kommunikationsstrukturen sparen bis zu 25 Prozent an Arbeitszeit

Welches Werkzeug oder welches Verfahren auch immer genützt wird, und so banal sich das Thema Kommunikation auf den ersten Blick anhört: Es ist alles andere als das. Denn wer beratend und unterstützend für Redaktionen tätig ist, weiß, dass Unternehmen, in denen die Kommunikation zwischen Vorgesetzten und Mitarbeitern sowie zwischen einzelnen Abteilungen keinen definierten Strukturen folgt und eher zufällig verläuft, durchschnittlich bis zu 25 Prozent mehr Zeit für die Erledigung von Aufgaben benötigen! Dieser Zeitverlust bzw. der Mehrbedarf an Arbeitszeit entsteht durch die nicht eindeutige Zuteilung von Aufgaben und Verantwortungen, durch unnötige Nachfragen, Missverständnisse, Doppelarbeiten, Workarounds, endlose Meetings ohne klare Zielvorgaben sowie mangelhaftes Reporting und Nachhalten nach Absprachen und Beschlüssen.

Zeit für die Entwicklung neuer Produkte

Ein Rechenbeispiel: In einer Redaktion mit zehn MitarbeiterInnen und einer monatlichen Gesamtarbeitszeit von 1500 Stunden (37,5 Wochenstunden x 4 x 10) bedeutet das einen Zeitverlust von bis zu 375 Arbeitsstunden und damit Mehrkosten in Höhe von 7.500 €. Diese sind mit einem Stundensatz von 20 € und 37,5 Stunden (25 Prozent der monatlichen Arbeitszeit) pro Monat und MitarbeiterIn bei einem durchschnittlichen Monatsgehalt von 3.000 € konservativ kalkuliert. Oder anders ausgedrückt: Das Medienunternehmen könnte in dieser Redaktion mehr als zwei zusätzliche MitarbeiterInnen beschäftigen, wenn effizienter und verbindlicher miteinander kommuniziert würde und die Kosten für Löhne und Gehälter auf dem gleichen Niveau verblieben. Eine weitere Interpretation: Diese Redaktion könnte ein Viertel ihrer gesamten monatlichen Arbeitszeit auf die Entwicklung neuer und innovativer Produkte und/oder die Qualitätssteigerung und -kontrolle ihrer Leistungen verwenden!

FAZIT:

Wie wichtig solche Überlegungen sind, zeigt die Unzufriedenheit in vielen Redaktionen und die zunehmende Klage über die stetig wachsende Arbeitsverdichtung in digitalen Zeiten. Deshalb gehört die Analyse, wer in der Redaktion eigentlich was, wann und wie macht sowie die Definition verlässlicher und eindeutiger Kommunikationswege zu den Aufgaben von Führungskräften. ChefredakteurInnen sollten deshalb mindestens zwei Mal im Jahr die Kommunikationsstrukturen in ihrem Team überprüfen und sich die kritische Frage stellen, inwieweit die entscheidenden Arbeitsabläufe klar definiert und alle Aufgaben und Zuständigkeiten eindeutig auf die MitarbeiterInnen verteilt sind.

TIPP: Für einen Check der internen Abläufe gibt es praxiserprobte Verfahren, mit denen sich Defizite identifizieren und Optimierungen evaluieren lassen.